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Baustein 1: Bestandsaufnahme

Ihr Nutzen:

 

Mit unserer Bestandsaufnahme bewerten wir den aktuellen Zustand des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen anhand einer IST-Analyse der Workflows und Datenverarbeitungsvorgänge in Ihren einzelnen Abteilungen bzw. Arbeitsbereichen.

Im Rahmen dieser Erstanalyse bewerten wir potenzielle Gefährdungen in Prozessen mit personenbezogenen Daten und erstellen einen umfassenden Bericht mit Handlungsempfehlungen, auf dessen Grundlage Ihr betrieblicher (interner oder externer) Datenschutzbeauftragter in die Lage versetzt wird, Sie durch Abstellen der identifizierten Problemstellen sowie Umsetzung der angesprochenen "ToDos" beim Aufbau eines gesetzeskonformen Datenschutzkonzeptes aktiv unterstützen zu können.

Sollten Sie uns als externe DSB beauftragen, ist die vorherige Bestandsaufnahme zwar nicht Voraussetzung. Wir empfehlen sie jedoch stets dann, wenn das Thema Datenschutz in Ihrem Unternehmen bislang noch nicht vollständig oder kompetent aufgearbeitet und laufend fachlich durch einen qualifizierten DSB begleitet wurde.

Die datenschutzrechtliche Bestandsaufnahme ist auch separat buchbar. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Sie sich dazu entschlossen haben, einen internen Datenschutzbeauftragten aus dem Kreis Ihrer Mitarbeiter zu bestellen. Eine durch uns vorab durchgeführte Bestandsaufnahme hilft ihm, sich bei seiner Tätigkeit einen schnellen und umfassenden Überblick zu verschaffen und von vornherein die richtigen Schwerpunkte zu setzen.

Unsere Tätigkeit für Sie:

  • Erfassen des IST-Zustandes durch Sichtung von Unterlagen, mündliche Erhebungen und Eigenfeststellungen vor Ort
  • Analyse der dokumentierten Feststellungen hinsichtlich Rechtskonformität, Gefährdungspotenzial und Dringlichkeit einer Veränderung
  • Dokumentation der Ergebnisse zum Status des Datenschutzes mit Empfehlungen zu Maßnahmen und Kennzeichnung der Dringlichkeitsstufe für Verbesserungen

Baustein 2: Externer Datenschutzbeauftragter

 

Ihr Nutzen:

Als externe betriebliche Datenschutzbeauftragte Ihres Unternehmens erfüllen wir für Sie zum Pauschalpreis alle gesetzlichen Pflichten gem. Bundesdatenschutzgesetz.

Jedes Unternehmen, das in Deutschland personenbezogene Daten verarbeitet, ist dazu verpflichtet, die hierfür geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Neben dieser allgemeinen Verpflichtung ordnet das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten an, sofern mehr als neun Personen im Unternehmen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Die Verpflichtung zu Bestellung eines Datenschutzbeauftragten kann jedoch auch unabhängig von der Personenzahl bestehen, nämlich insbesondere bei automatisierten Verarbeitungen, die einer sogenannten Vorabkontrolle nach dem BDSG unterliegen.

Zum Datenschutzbeauftragen dürfen dabei nur Personen bestellt werden, die über hinreichende Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen. Bei eigenen Mitarbeitern muss die Fachkunde in der Regel erst mit erheblichem zeitlichen und finanziellen Aufwand für das Unternehmen herbeigeführt werden. Wir gewährleisten sie von Beginn an durch unsere fundierten rechtlichen Kenntnissen und die notwendige technische Fachkunde als zertifizierte Datenschutzbeauftragte sowie unsere Spezialisierung im Bereich des Datenschutzes. Darüber hinaus bilden wir uns laufend fort.

Zu der nach dem BDSG darüber hinaus erforderliche Zuverlässigkeit gehört auch die in Bezug auf die sonstigen Aufgaben und Verpflichtungen im Unternehmen konfliktfreien Ausübung der Tätigkeit. Bestimmte Tätigkeiten bzw. Funktionen Ihrer Mitarbeiter schließen daher die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten des Unternehmens von vornherein aus. Hierzu gehören typischerweise Tätigkeiten auf der Leitungsebene,  der Personalabteilung, der IT-Abteilung oder etwa auch die Tätigkeit als IT-Sicherheitsbeauftragter. Durch unsere Beauftragung als externer Dienstleister entfällt dieses Problem, da wir nicht weisungsgebunden arbeiten und keine weiteren Aufgaben bzw. Funktionen außerhalb des Themas Datenschutz innerhalb Ihres Unternehmens ausüben.

Gegenüber der Bestellung eines internen betrieblichen Datenschutzbeauftragen aus dem Kreise der Mitarbeiter Ihres Unternehmens bietet die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten noch weitere Vorteile:

  • Der zum internen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellte Mitarbeiter - u.U. auch dessen Stellvertreter - genießen vom Zeitpunkt der Ausübung ihrer Tätigkeit an einen besonderen Kündigungsschutz. Zudem kann eine Abbestellung vom Amt des DSB nicht ohne weiteres erfolgen. Diese Besonderheiten bestehen bei der Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten nicht. Insbesondere ist das entsprechende Bestellungsverhältnis jederzeit entsprechend der vertraglichen Vereinbarung kündbar.
  • Ein weiterer Aspekt sind die Kosten: Bestellen Sie einen internen Datenschutzbeauftragten, sind Sie gesetzlich nicht nur dazu verpflichtet, diesem die Teilnahme an einem geeigneten Ausbildungskurs zu ermöglichen, sondern ihn danach auch laufend an Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen teilzunehmen zu lassen und alle hierfür anfallenden Kosten wie Freistellung, Fahrt-/Übernachtungskosten etc. zu übernehmen. Die für unsere Tätigkeit für Sie entstehenden Kosten sind dagegen im Verhältnis deutlich geringer und von vornherein transparent und abschließend vertraglich geregelt.

 

Unsere Tätigkeit für Sie:

  • Übernahme der laufenden organisatorischen & administrativen Aufgaben eines betrieblichen DSB:
    • Verwaltung der Verfahrensverzeichnisse des Unternehmens
    • Prüfung der Verpflichtung von Mitarbeitern auf das Datengeheimnis
    • Datenschutz-Basisschulung der mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befassten Mitarbeiter
    • Beantwortung konkreter Anfragen von Mitarbeitern zum Datenschutz
    • Erfüllung etwaiger Meldepflichten des Auftraggebers
    • Auskunftserteilung gegenüber Betroffenen

  • Unterstützung bei der rechtlichen und praktischen Optimierung der datenschutzrelevanten Unternehmensprozesse:
    • Unterstützung bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen gem. § 9 BDSG
    • Entwicklung betrieblicher Anweisungen und Richtlinien zum datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten und zur internen und externen Kommunikation
    • Prüfung und ggf. Erstellung von datenschutzrechtlichen Verträgen, insbes. Auftragsdatenverarbeitung gem. § 11 BDSG
    • Prüfung und ggf. Erstellung von Betriebsvereinbarungen
    • Unterstützung der Geschäftsführung bei der Umsetzung betrieblicher Massnahmen mit datenschutzrechtlichem Bezug.
  • Ausübung der Kontrollfunktionen eines betrieblichen DSB:
    • Prüfung der Erforderlichkeit einer Vorabkontrolle und ggf. Durchführung der Vorabkontrolle gem. § 4d Abs. 5 BDSG
    • Überwachung der ordnungsgemäßen Anwendung von Datenverarbeitungsprogrammen zur Verarbeitung personenbezogener Daten gem. § 4g Abs. 1 Nr. 1 BDSG
    • Prüfung der Einhaltung von datenschutzrechtlichen Erfordernissen in der Betriebskommunikation, insbes. E-Mail / Internet und mobile Geräte
    • Prüfung geplanter betrieblicher Maßnahmen auf Konformität mit datenschutzrechtlichen Vorschriften
    • Prüfung der Einhaltung von bei Ihren Dienstleistern getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung gem. § 11 Abs. 2 BDSG

Baustein 3: Schulungen & Seminare / Datenschutzaudits

Ihr Nutzen:

Durch bedarfsgerechte Schulungen minimieren Sie Haftungsrisiken. Mit Audits überprüfen & dokumentieren Sie den datenschutzrechtlich korrekten Umgang mit personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen

Wir schulen und qualifizieren Ihre Entscheider, Mitarbeiter, Multiplikatoren, Interessenvertreter & interne Datenschutzbeauftragte zu datenschutzrechtlichen Sachverhalten & Fragestellungen.

Ergänzend verschaffen Ihnen Datenschutzaudits jederzeit Gewißheit über den aktuellen Status Ihres betrieblichen Datenschutzes und dokumentieren die Datenschutzkonformität Ihrer Geschäftsprozesse nach außen, z.B. gegenüber Aufsichtsbehörden, Geschäftspartnern und Kunden.

Unsere Tätigkeit für Sie:

  • Durchführung von Datenschutzschulungen und –seminaren (div. Zeitformate)
  • Konzeption von Schulungen / Workshops zu spezifischen datenschutzrechtlichen Themen & betrieblichen Anwendungsbereichen
  • Planung, Vorbereitung & Durchführung von Datenschutzaudits

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